האם כדאי להעביר משימות בעסק לאאוטסורסינג או לבצע אותן בעצמך?

עסקים רבים ניצבים בפני השאלה האם נכון מבחינה כלכלית להעביר משימות שונות בעסק לאאוטסורסינג (מיקור חוץ), או להמשיך לבצע אותן באופן עצמאי. אליעד כהן מסביר את ההיגיון מאחורי ההתלבטות הזאת, באמצעות דוגמא מפורטת של עורך דין שלוקח 500 שקלים לשעת עבודה. אם עורך הדין מנקה את המשרד שלו בעצמו, הוא למעשה מבזבז שעה שאותה הוא יכול לנצל לפגישה עם לקוח ולהרוויח סכום גבוה יותר. לכאורה, אם ניתן להעסיק עובד ניקיון ב - 100 שקלים לשעה, אז ברור שמשתלם יותר לעורך הדין לקחת לקוח נוסף באותה שעה ולהרוויח בפועל 400 שקלים יותר (הכנסה של 500 שקלים, מינוס 100 שקלים ששולמו לעובד).

ההיגיון הכלכלי כאן ברור - פעולות שאפשר לבצע בפחות כסף ממה שבעל העסק מרוויח לשעה, עדיף להעביר לאדם אחר, ועל ידי כך להרוויח את ההפרש הכספי. אותו עיקרון תקף גם לגבי משימות נוספות כמו שיחות טלפון, מענה ללקוחות או כתיבת הצעות מחיר.

מתי בכל זאת כדאי לבצע משימות בעצמך ולא להעביר לאאוטסורסינג?

למרות ההיגיון הכלכלי הפשוט, אליעד כהן מדגיש שהמציאות העסקית מורכבת יותר, ומביא מספר דוגמאות בהן הגיוני דווקא שבעל העסק יבצע את המשימות בעצמו:

• ייתכן שבעל העסק אינו רוצה או אינו יכול לנצל את השעה הפנויה להכנסה נוספת. למשל, אם הוא מוגבל לכמות פגישות מסוימת ביום (נניח שתי פגישות בלבד), אז גם אם הוא יפנה את זמנו באמצעות מיקור חוץ, הוא לא באמת ירוויח יותר כסף, כי אין לו לקוח נוסף באותה שעה.
• לעיתים הפעולות כמו ניקיון המשרד או מענה לשיחות טלפון מתרחשות בזמן "מת", כלומר, לא על חשבון הכנסה פוטנציאלית. אם בעל העסק מנקה את המשרד בשעות הערב או בזמן שאין לו פגישות, אין כאן שום הפסד כספי ולכן משתלם לו לבצע את העבודה בעצמו.
• ישנן משימות שבעל העסק מעדיף לבצע בעצמו מסיבות של איכות ושליטה. לדוגמה, הוא מאמין שרק הוא יודע לנקות את המשרד בדיוק כפי שהוא רוצה, או שרק הוא יודע לתת שירות לקוחות ברמה שהוא מצפה לה. במקרה כזה, העלות הנמוכה של קבלן חיצוני לא מצדיקה את הירידה האפשרית באיכות השירות או בתוצאות.

איך משפיעים שיקולי איכות על ההחלטה להשתמש באאוטסורסינג?

אליעד מפרט את סוגיית האיכות ומסביר שאפילו אם מישהו אחר יכול לבצע משימה במחיר נמוך יותר, לא תמיד מדובר באותה איכות:

• כאשר מדובר בשיחות מכירה או שירות לקוחות, בעל העסק עשוי להרגיש שהעברת המשימה למישהו אחר תפגע באיכות ובקשר עם הלקוחות. לפעמים בעל העסק יעדיף לשמור על איכות השירות גם אם המשמעות היא לעבוד יותר בעצמו.
• ייתכן שהעסקת עובד חיצוני תחייב הסכם לטווח ארוך או תשלום גבוה מדי, דבר שיהפוך את העסקה ללא משתלמת בטווח הארוך, אפילו אם נקודתית זה נראה כלכלי.
• אם בעל העסק לא ינצל בפועל את הזמן שהתפנה לו להכנסה נוספת, הרי שהחיסכון בעלויות לא יהיה משמעותי ולא יצדיק את השינוי.

מתי עדיף להשאיר משימות זולות אצל בעל העסק?

אליעד מדגים בצורה ברורה מדוע לפעמים משימות "זולות" דווקא משתלם לעשות לבד:

• אם בעל העסק אינו יכול להמיר את הזמן שהתפנה לו להכנסה נוספת בפועל, אין תועלת כלכלית בהעברת המשימה למיקור חוץ. לדוגמה, אם ניקיון המשרד מתבצע לאחר שעות העבודה, ממילא לא יתקיימו פגישות נוספות, ולכן בעל העסק חוסך כסף כשהוא מנקה בעצמו במקום לשלם לאחרים.
• אם המשימה שמועברת למיקור חוץ כרוכה בירידה משמעותית באיכות, עלול להיווצר נזק כלכלי או תדמיתי בטווח הארוך, ולכן משתלם יותר לשמור על המשימה בתוך העסק.

לסיכום, איך לקבל החלטה אם להשתמש באאוטסורסינג או לבצע משימות לבד?

אליעד מסכם את השיקולים בשתי שאלות מרכזיות:

• האם הזמן שמתפנה לבעל העסק בעקבות העברת המשימה אכן מנוצל בפועל להכנסה נוספת?
• האם ניתן לשמור על רמת האיכות הרצויה במשימות שמועברות לאדם חיצוני?

רק אם התשובה לשתי השאלות האלה היא חיובית, משתלם כלכלית להעביר את המשימות למיקור חוץ. אחרת, ייתכן שבעל העסק יעדיף לעשות אותן בעצמו, גם מבחינה כלכלית וגם מבחינת איכות ושליטה בתוצאות.

מה ההיגיון בהתלבטות בין לבצע משימות בעסק באופן עצמאי לבין לשכור מישהו אחר?

ההתלבטות מתחילה במצב שבו בעל עסק, לדוגמה עורך דין שגובה 500 שקלים לשעה, שוקל אם הגיוני שהוא יבצע משימות כמו ניקיון המשרד, שיחות טלפון או פעולות אחרות שניתן לשלם עליהן פחות מ - 500 שקלים לשעה. לכאורה, אם ניתן להעסיק עובד ניקיון ב - 100 שקלים לשעה, עדיף שבעל העסק ייתן למישהו אחר לבצע את העבודה הזולה, ובזמן הזה יקבל לקוחות נוספים בסכום גבוה יותר.

למה לפעמים עדיף להעביר משימות לאחרים ו"להרוויח" את פער המחיר?

הרעיון הוא שאם בעל העסק מוותר על משימה כמו ניקיון המשרד, והוא יכול לנצל את השעה שהתפנתה לו לפגישה עם לקוח המשלם 500 שקלים לשעה, הרי שבפועל נוצר מצב שבו הוא מרוויח 400 שקלים יותר (500 שקלים שהוא מקבל מהלקוח, פחות 100 השקלים ששילם למנקה).

• במצב כזה, הגיוני להעסיק עובד חיצוני לביצוע עבודות זולות, ולהקצות את זמנו של בעל העסק לעבודות רווחיות יותר.
• ההנחה כאן היא שבעל העסק יכול אכן להמיר את הזמן שהתפנה להכנסה נוספת, לדוגמה פגישה נוספת עם לקוח.
• בנוסף, אפשר להרחיב זאת למשימות נוספות כמו שיחות טלפון או כתיבת הצעות מחיר, אם יש אנשי מכירות או מוקדי שירות שיכולים לבצע זאת באותה רמה.

מדוע לפעמים דווקא כדאי לבעל העסק לבצע משימות בעצמו?

למרות הרעיון הפשוט של חיסכון בזמן, בחיים האמיתיים המצב מורכב יותר. ישנם מקרים שבהם בעל העסק לא מנצל את השעה הפנויה כדי להרוויח יותר.

• ייתכן שבעל העסק אינו מעוניין או אינו יכול להיפגש עם יותר מלקוחות מסוימים ביום. לדוגמה, הוא מעדיף לא לקבל יותר משתי פגישות ביום, ולכן גם אם מישהו אחר ינקה את המשרד, אין לו פגישה נוספת באותו זמן.
• לפעמים ניקיון המשרד או מענה לטלפונים מתבצעים בזמן "מת" שבו אין לקוחות, ולכן אין הפסד של הכנסה גבוהה יותר.
• יש מצבים שבהם בעל העסק מעדיף לבצע את המשימה בעצמו מטעמי איכות או שליטה. לדוגמה, הוא רוצה לנקות בצורה מסוימת או לדבר עם הלקוח באופן אישי, מתוך מחשבה שאחרים לא יבצעו זאת באותה רמה.
• אם מדובר במשימות שאמנם זולות יותר אך מבוצעות בסוף היום או בין הפגישות, הן לא באמת באות על חשבון רווח פוטנציאלי של 500 שקלים לשעה.

איך נכנס עניין האיכות והנוחות הכלכלית לתמונה?

יש מקרים שבהם בעל העסק לא מרוצה מהאיכות שיקבל כשמעבירים את המשימה לאדם חיצוני. לדוגמה:

• כשמדובר בשירותי מכירה או שירות לקוחות, עלולה להיות ירידה באיכות המענה או בקשר הישיר עם הלקוח. לפעמים בעל העסק מרגיש שהוא מפסיד בכך שלא הוא שמנהל את השיחה או מכין את הצעת המחיר ברמה הנדרשת.
• ייתכן שעובד חיצוני דווקא יספק איכות טובה, אך ידרוש הסכם ארוך טווח או שכר גבוה מדי, כך שבחישוב חודשי או שנתי זה לא יהיה משתלם.
• אם המשימה שמתבצעת בידיים חיצוניות באמת חוסכת זמן שבעל העסק ינצל מיד להכנסה, זה הגיוני. אבל אם חיסכון הזמן לא מנוצל, אין תועלת כלכלית אמיתית בהעברת המשימה.
• לעיתים שכר שעתי זול אינו מבטיח שמישהו אחר יעשה את העבודה באותה רמת איכות, ובעל העסק לא תמיד יכול להתפשר על הנקודה הזאת.

מהו סיכום השיקולים העיקריים בהחלטה אם לבצע משימות בעסק או להעביר אותן לאאוטסורסינג?

יש שני שיקולים עיקריים:

• האם הזמן הפנוי שבעל העסק ירוויח כתוצאה מהעברת המשימות באמת מנוצל להכנסה נוספת?
• האם ניתן להבטיח שהמשימה המתבצעת על ידי מישהו חיצוני תהיה באותה רמת איכות שבעל העסק דורש?

אם התשובה לשאלות האלו חיובית, יש תועלת כלכלית ממשית בהעסקת אדם חיצוני. אם לא, ייתכן שבעל העסק יעדיף לבצע את המשימות בעצמו.